Erst kürzlich standen Kollegen vor einem echten Problem, für das bis heute nach einer Lösung gesucht wird:
Obwohl in Remindern mit negativen Konsequenzen gedroht wurde sind überraschend viele Kollegen einem verpflichtenden Training nicht innerhalb der gesetzten Frist nachgekommen. Nachdem technische Probleme ausgeschlossen werden konnten, war die Ratlosigkeit entsprechend groß.
Die Frage ist: Wie kann ich die relevanten Mitarbeiter dazu ermutigen, das Training fristgerecht abzuschließen?
Mein erster Gedanke: Frag die Betroffenen! Sie können Gründe benennen. Kommunikation öffnet Türen und ich behaupte: hilft Trainings abzuschließen. Man könnte jetzt meinen, selbst mit Drohungen sind viele Teilnehmer säumig. Um diese Eskalation zukünftig vermeiden zu können, habe ich mir ein paar Gedanken gemacht. Wichtig ist zu hinterfragen, was dazu geführt haben könnte, dass so viele Teilnehmer das Training nicht ausreichend berücksichtigten.
Aktives Feedback einholen
Das klingt zunächst banal, ist leider ein oftmals vernachlässigter Faktor, wenn es darum geht zu hinterfragen, was zu dieser Entscheidung (= das Training nicht fristgerecht abzuschließen) geführt hat. Feedback kann auch dabei helfen, zu identifizieren, was die Teilnehmer konkret benötigen, um das Training erfolgreich zu absolvieren. Das kann in Form von Fragebögen oder direkter Ansprache geschehen. Hilfreich ist die Möglichkeit für kontinuierliches Feedback über das gesamte Training hinweg, sofern die technischen Voraussetzungen hierfür bestehen.
In der Vergangenheit ergaben sich bereits zwei wesentliche Gründe: verfügbare Zeit der Mitarbeiter und Komplexität der Schulung. Das besagte Training ist umfangreich und daher zeitintensiv. Die Kollegen sind eng getaktet und können sich im daily business keine 3-4 Stunden für das gesamte Training blocken. Ein weiterer Faktor ist die bereits angesprochene Komplexität. Eventuell kann ein Trainingskonzept erstellt werden, das diese Komplexität durchdringt. Eine erste Idee wäre beispielsweise das Aufteilen der Trainingsinhalte in kleinere Einheiten, deren Dauer 45 Minuten bis maximal 1 Stunde beträgt. Diese könnten nach dem Besuch beim Mandanten noch fix erledigt werden. Das gewählte Format des Trainings muss auf die Inhalte und Zielgruppe angepasst werden. Die technische Ausgestaltung und Sichtbarkeit im Arbeitsumfeld spielen eine weitere Rolle. Unter Umständen kann die Sichtbarkeit nach Fristablauf exponiert dargestellt werden. Dies kann im internen HR System (durch Blinken, farbliche Hervorhebung) implementiert werden oder auch ein Newsletterartikel oder eine Mail an betroffene Kollegen sein. Das Training sollte „accessible“, also erreichbar, und das am besten jederzeit sein. Die Handhabung sollte so einfach wie möglich gestaltet und unnötige Füller konsequent vermieden werden. Interaktionen motivieren zum Mitmachen, insbesondere, wenn sie mit positiven Assoziationen verknüpft werden. Im Besten Fall wird das Training von didaktisch erfahrenen Fachleuten erstellt bzw. begleitet.
Commitment herstellen
Es kann sein, dass ein Teil der Mitarbeiter kein gesichertes Bewusstsein über die potenziellen Auswirkungen der Fristüberschreitung entwickelt hat. Hier kann es sich lohnen, weiter Ursachenforschung zu betreiben. Unter Umständen ist eine angepasste Kommunikation des gesetzten Ziels des Trainings erforderlich. Unter Androhungen von negativen Konsequenzen wird das Mitmachen erzwungen und kann dem Ziel des eigentlichen Trainings entgegenwirken: Der Wissensvermittlung. Bestenfalls wird vor Zuweisung des Pflichttrainings ein gemeinsame Verständnis vermittelt und hergestellt. Das kann ein Alert sein, aber auch ein Beitrag im internen Mitarbeiter Magazin. Die Kommunikation von Core Values and Conducts kann ebensolche Werte umfassen und eine entsprechende Botschaft transportieren. Möglichst transparente Information über die Herkunft der Anforderung, warum das im Unternehmenskontext und für jeden Einzelnen von übergeordneter Bedeutung ist kann helfen, dieses Commitment zu etablieren.
Anreize schaffen
Hier habe ich etwas über den Tellerrand geschaut und ich erinnerte mich an kleine Gewinnspiele, die intern für Mitarbeiter alle paar Monate über das Mitarbeitermagazin oder Sammelmails angekündigt werden. Eine Möglichkeit bestünde beispielsweise darin, unter allen fristgerecht abgeschlossenen Trainings eine Anzahl X an Gewinnen zu verlosen. Bei mir funktioniert das als kleiner Motivationsschub zumindest wunderbar. Als unterstützende Maßnahme zum Aufbau der Motivation ein hilfreiches Mittel. Es erfolgt darüber hinaus eine Kehrtwende. Von: „ich werde bestraft, dass ich die Schulung nicht [fristgerecht] mache.“ Zu: „Ich werde belohnt, wenn ich die Schulung fristgerecht mache.“ Des Weiteren ist auch der wirtschaftliche Aspekt interessant. Der Wert der Gewinne steht der Zeitersparnis (=Summe der gesparten Stunden) des Mitarbeiters gegenüber, der sich in der zusätzlichen Zeit, resultierend aus verminderten Fristüberschreitungen, anderen Themen widmen kann.
Fakt ist, Kommunikation ist Dreh- und Angelpunkt. Zielgruppenorientierung ist beim Verfassen interner Kommunikation unbedingt zu berücksichtigen. Gegebenenfalls lohnt sich hier die Rücksprache mit den Reporting-Kollegen und man kann die Gruppe der betroffenen Mitarbeiter anhand spezifischer unternehmensinterner Attribute auswerten und die Kommunikation entsprechend ausrichten. Je genauer die Ansprache erfolgt, desto eher fühlt sich der Betroffene „abgeholt“. Commitment wird hergestellt.
Und dann gibt es noch Etwas zu gewinnen!
Jackpot!
Randnotiz: Ich möchte Euch den Vorschlag einer Führungskraft nicht vorenthalten. Anstatt der bekannten Success-Stories (Abschluss eines großen Projekts, oder ein neuer Auftrag) kam der Vorschlag zur Veröffentlichung von Horror Geschichten aus der Vergangenheit, die auf Non Compliance beruhen.
Wie ist Deine Meinung dazu?
